Conserver les renseignements personnels : fixer une durée, puis détruire
Il n'existe pas un seul nombre d'années valable pour tous les renseignements. La règle se écrit par catégorie, puis la destruction se prouve.
Depuis septembre 2023, la politique de confidentialité doit indiquer les durées de conservation, ou les critères qui servent à les fixer. La Loi 25 demande de cesser de garder un renseignement une fois les fins accomplies, sauf si une autre loi oblige à le conserver. Un tableau qui dit « 7 ans pour tout » ne répond à aucune des deux exigences.
Partir de la fin, pas d'un chiffre rond
Pour chaque traitement, notez pourquoi vous collectez le renseignement. La durée suit cette fin. Un curriculum vitae sert à pourvoir un poste. Un dossier client sert à exécuter le contrat et à répondre à une réclamation. Un journal de connexion sert à détecter un incident. Quand la fin est atteinte, la conservation continue seulement s'il reste une obligation légale précise.
Ne pas coller le délai fiscal sur tout le reste
Les livres et registres fiscaux se conservent en général six ans après la fin de la dernière année d'imposition qu'ils concernent, autant pour l'Agence du revenu du Canada que pour Revenu Québec. Ce délai vise les documents comptables. Il ne s'applique pas, à lui seul, aux candidatures, aux enregistrements d'appels, aux copies de pièces d'identité ou aux journaux techniques.
Exemples de règles internes
Ces durées sont des exemples de règles qu'une organisation peut adopter. Ce ne sont pas des minimums légaux. Ajustez-les à vos obligations propres, puis écrivez-les dans la politique.
| Catégorie | Exemple de règle |
|---|---|
| Candidatures non retenues | 12 mois après la décision, puis destruction |
| Clients | Durée du contrat, puis les délais fiscaux et de prescription qui s'appliquent aux pièces du dossier |
| Prospects | Jusqu'au retrait, ou 24 mois sans interaction |
| Journaux techniques | 6 à 12 mois, plus longtemps seulement si une enquête est ouverte |
| Employés | Durée de l'emploi, puis les délais prévus par les lois du travail et les lois fiscales |
Détruire, et pouvoir le montrer
- Le papier passe au déchiquetage, ou à un prestataire qui remet une attestation.
- Les fichiers sont retirés des environnements de production. Les copies de sauvegarde suivent le cycle de rotation. Promettre un effacement instantané de toutes les bandes est rarement vrai.
- Un appareil réutilisé ou mis au rebut est effacé avant de quitter le service.
- Un registre note la date, la catégorie, la méthode et la personne responsable. Sans ce registre, la règle reste une intention.
Des durées rattachées aux traitements, pas à un tableur isolé
CapPRP relie le registre des traitements, les durées de conservation et les preuves de destruction.